Shared Services
Die Abteilung Shared Services der Anton Bruckner Privatuniversität setzt sich aus den Institutssekretariaten zusammen. Sie fungieren als zentrale administrative Unterstützung für die Belange der Institute sowie für vereinbarte Organisationseinheiten der ABU. Sie stehen den Institutsdirektor*innen, Lehrenden und Studierenden als verlässliche Ansprechpartner*innen in administrativer Hinsicht zur Seite. Eine enge Abstimmung mit sämtlichen Abteilungen der Administration stellt sicher, dass institutsbezogene Anliegen reibungslos bearbeitet werden.
Zielsetzungen
Administration institutsspezifischer Aufgaben: Die Shared Services sorgen für eine effiziente Organisation und unterstützen alle institutsbezogenen Abläufe (wie z.B. Durchführung der Lehrerhebung, Raumkoordination und -buchungen)
Koordination mit sämtlichen Stellen der Administration: Eine enge Abstimmung mit den anderen Abteilungen der Administration (Event Services, Finanzen, Gebäude und Technik, Kommunikation und Marketing, Media and Production Services, Personal und Recht, Qualitätsmanagement) stellt sicher, dass institutsbezogene Anliegen reibungslos bearbeitet werden.
Institutsspezifische Anforderungen im gesamtuniversitären Kontext: Im gesamtuniversitären Kontext wirken die Institutssekretariate als Schnittstelle zu unterschiedlichen Bereichen. Sie leisten Hilfestellung und vermitteln ggf. interne und externe Anfragen an die jeweils zuständigen Stellen bzw. Personen weiter.
Einige Aufgaben
- Wahrnehmung administrativer Aufgaben zur Sicherstellung des Institutsbetriebs in Rücksprache mit den jeweiligen Institutsdirektor*innen
- Ansprechpartner für Institutsdirektor*innen, Lehrende und Studierende bei institutsbezogenen Belangen
- Hilfestellung und ggf. Weitervermittlung von internen und externen Anfragen an die jeweils zuständigen Stellen bzw. Personen
- Durchführung der Lehrerhebung
- Raumkoordination und Raumbuchungen
- Terminkoordination von institutsrelevanten Terminen
- Protokollführung bei Institutskonferenzen
- Administrative Unterstützung bei Veranstaltungen
- Erstellung von Werkverträgen
- Organisatorische Betreuung externer Gäste
- Wartung von Inhalten der Institutshomepage in Zusammenarbeit mit KOM
- Enge Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen der ABU hinsichtlich Events, Symposien, Konferenzen und sonstiger Veranstaltungen
